24 SAATİNİZİ DAHA  ETKİLİ BİR ŞEKİLDE NASIL YÖNETEBİLİRSİNİZ?

Önünüzde Yirmi dört saatiniz bulunmaktadır. Daha fazlası yok.   Bu süreç içerisinde; E-postalarınız, Görüşmeleriniz, Randevularınız, Firmanıza ilişkin anlaşma, protokol ve sözleşmeler, Toplantılar vb. diğer büyüyen yapılacaklar listesi sayesinde günün 24 saati göz açıp kapayıncaya kadar geçecektir.

Global dünyada, zaman kullanımı ile ilgili kabullenilmiş MANTRA * şudur:

Önceliklendirin, önceliklendirin, önceliklendirin.

İşte bir yönetici olarak 24 Saatiniz, Önceliklendirme ve Planlama içerikli bu sihirli söze yaslanarak ya da yaslanmadan geçecektir.  

Bir başka değişle, saatleriniz, ancak onlara yaslanıldığında etkili geçirilmiş olacaktır.

Buradan hareketle, yapacağınız” Önceliklendirme ve Planlama “içerisinde aşağıdaki, iki tekerlemeyi, zihnimizde sürekli olarak tekrarlamanız gerekmektedir.

“Erteleme!” ve “Uygulanmayan bir plan zaman kaybıdır.”

Bu kulağınıza aşırı basitleştirme gibi gelebilir. Kolay da değil, ama karmaşık da değil.

Araba kullanırken mesaj atmak kafa karıştırıcı önceliklerin yaygın bir örneğidir.

28 Yıldan bu yana “GÜVENLİK KONUSUNDA OTORİDE BİR KURUM OLAN DETAM  www.detam.com.tr ÇATISI ALTINDA” olan biz güvenlik çalışanları, sürüş sırasında güvenliğin en önemli öncelik olduğu konusunda hemfikiriz; bizim için gelen bir mesaj üzerine anında, içinde bulunduğumuz ortamı dikkate almadan gelen mesaj ile iletişime geçmek, daha düşük bir önceliktir. Peki davranışlarımız bu yönde midir?

Biz yöneticiler Davranışlarımızla, günün her saatinde, içerisinde bulunduğumuz o zamana nasıl yatırım yapmayı seçtiğimizi gösteririz. Net önceliklerimizi ve bunları, önümüzdeki 24 saat içinde nasıl yaşama geçireceğimiz hususunda, akıllıca seçim yapmak daha kolaydır. Hatta, Kolay değil, daha kolaydır.

Üretim, Tedarik ve Hizmet sektöründe ki, işlerde, Yöneticilerin gün ve hafta boyunca sürekli olarak çok sayıda zaman alıcı görevle karşı karşıya kalması nedeniyle etkili zaman yönetimi kritik öneme sahiptir.

Bu işlerin yürütümünde, zaman zaman, bunalmak da işten dahi değildir. Allah yönetici olarak görev alanların yardımcısı olsun.

Hatta bazen, işte yapılmayan şeyler ev hayatınıza da yansıdığından çizgiler daha da bulanıklaşır. Gerek Bürokraside gerekse özel sektörde geçen çalışmalarımda, “Zaman yönetimi” konusunda ustalaşmaya çalışmak için Elli yıla yakın bir süre harcadım, ancak hala devam eden bir çalışma içerisinde olmam gerektiğini kabul ediyorum.

Firmanız ve/veya mensubu olduğunuz Grup büyüdükçe, buna bağlı olarak daha fazla sorumluluk yükleneceğiniz için, yöneticilik yaklaşımınızı sürekli geliştirmekten başka seçeneğiniz bulunmamaktadır.   

Ama, gün geçtikçe büyümenin getirdiği gereklilikler ve piyasa koşulları ile, Rekabet ve hızlı Değişim süreci, yenilenme ihtiyacınızı, sizden istenenin daha ötesine odaklama ve önceliklendirmeye daha da fazla önem vermeye zorlamaktadır.  

Bu bağlamda, sizlerde taşıdığınız bu sorumluluklar kapsamında, zaman kaybına önlemek ve yöneticilik sürecini iyi değerlendirmek üzere kendiniz  için bir MANTRA belirleyebilirsiniz.  

Buradan hareketle, Firma ve Gruplarında sorumluluk alan tüm yöneticilere rutin iş programlarının yanında, mümkün olan her yerde, yürütülmekte olan faaliyetlerini daha öteye taşımak üzere faaliyet konularında, YALIN/SÜREKLİ İYİLEŞTİRME DÜŞÜNCESİNİ ZİHİNLERİNDEN aslı uzak tutmamalarını tavsiye ederim.

BAŞARININ, BÜYÜMENİN, AYAKTA KALMANIN, DEĞİŞİME AYAK UYDURMABİLMENİN YOLU BURADAN GEÇMEKTEDİR.  

Yürütülmekte olan işler yanında, sürekli iyileştirmeye yönelik yalın düşünceleriniz, ekibimiz üzerinde de etki yaratacaktır.

Çalışma hayatının içerisinde olana bir kişi olarak, sektör farklılığı olmaksızın, bir yönetici tarafından dikkate alınması gereken birkaç ipucunu daha sizlerle paylaşmak isterim. BUNLAR;

• Çalışmalarınız için bir Takvim Yönetimi yapın/Yapılacaklar Listesi: Haftanızı önceden metodik olarak planlayın ve görev listelerini güncel tutun.
• Programınıza almış olduğunuz işleri Önceliklendirin: Görevleri aciliyet ve önem temelinde kategorilere ayırmak için Eisenhower Matrisini kullanın. (Acil ve önemli işler, Acil olmayan ve önemli işler, Acil ve önemli olmayan işler, Acil olmayan ve önemli olmayan işler.)
• Zaman akışında mutlaka bir Engelleme ile karşılaşabileceğinizi unutmayın: Esnekliğe ve beklenmedik günlük aksaklıklara zaman ayırın.
• Çalışma Ekibinizi güçlendirin/Liyakate önem verin; Organizasyondaki karar alma sürecinizi uygun seviyeye çıkartın. Çalışma Ekibinize sorumluluklar verin, çalışmaları denetleyin.
• Dikkatinizi Dağıtacak Şeyleri Sınırlayın: Yeni bir göreve başladığınızda veya bir toplantıyı yönetirken odaklanmayı sürdürün.   Gündemden çıkarılacak işler, günlük görevlerin yerine getirilmesi açısından maliyetli olabilir.
• Çalışma sürecinizde mutlaka doğru dinlenmeye zaman ayırın: Açık bir zihin, iş kalitesini ve zaman tahsisini artırır.
• Gündeminizi önceden belirleyin; Zamanınızı etkili bir şekilde kullanmanın diğer basit bir yolu, bir önceki akşam günün gündemini belirlemektir. Bu, acil ancak daha az kritik isteklere yönelmek yerine, güne en önemli önceliklere odaklanarak başlamanıza yardımcı olacaktır.
• Zaman kullanımı hususunda; DETAM AKADEMİ Uzmanlarında her zaman destek alabilirsiniz. www.detam.com.tr

Saygılarımla

İbrahim OĞUR

İş Hukuku Uzmanı

………………………………………………….

* Mantra kelimesi Sanskrit dilinde,” manas” yani zihin, ”trai” yani aracı kelimelerinin bir araya gelmesiyle oluşmuş bir kelimedir ve ”zihin aracı” ya da ”zihnin aracısı” anlamlarına gelir