GELECEĞE YÖNELİK YÖNETİM (PROAKTİF YAKLAŞIM) NEDİR?

İşyerinde Proaktif Olmak İçin 25 Adım

İster Yönetici ister çalışan olun, Proaktif olmak arzu edilen bir özelliktir. Patronlar, iş arkadaşları ve müşterilerin hepsi proaktif çalışanları sever ve takdir eder.

Ayrıca; İşin üstesinden geldiğinizde ve görevlerinizi zamanında, planlı ve verimli bir şekilde yerine getirdiğinizde, işteki özgüveniniz, mutluluğunuz ve tatmin düzeyiniz de artar.

Proaktif kişi, “gelecekteki sorunları, ihtiyaçları veya değişiklikleri öngörerek hareket eden kişidir.”. Ayrıca yine Proaktif kişi; “Zamanını, bir şeyleri gerçekleştirerek veya gelecekteki olası sorunlara hazırlık yaparak, bir durumu kontrol ederek ” geçiren kişidir.

Diğer yandan; Proaktif olmak, olabilecekleri öngörmek, önceden planlamak, önceden hazırlanmak ve yalnızca koşullara tepki vermek yerine ileriye doğru hareket etmek anlamına gelir.

Özet olarak; Proaktif olmak kişisel markanızı ve işyerindeki itibarınızı geliştirir. İnsanlar güvenilirliğiniz konusunda size güvenebilirler.

Bizde, bugünkü makalemizi iş yerinde nasıl proaktif olunacağına ilişkin ip uçlarını incelemeye ayırdık.

Eğer çalıştığınız işyerinde PROAKTİF Bir kişi olup olmadığınızı öğrenmek isterseniz, çeşitli örnek ve uygulamalardan derlediğimiz aşağıdaki 25 ipucunun tümüne hızlı bir şekilde göz atabilirsiniz.. Lütfen okumanın tadını çıkarın.

1. E-POSTALARA ANINDA YANIT VERMEK

Günümüzde;  çalışmalarımızın, ilişkilerimizin büyük bir bölümünü şahsım veya çalıştığımız kurum adresi uzantılı e-postalar üzerinden yürütmekteyiz ve e-postalarda bizim için önemli bir zaman almaktadır.

Bir e-posta aldığınızda, e-postanın yalnızca dikkatiniz için mi olduğunu ,   herhangi bir işlem yapılması gerekmediğini veya dikkatiniz için olup olmadığını , hemen veya daha sonra bir işlem yapılmasının gerekli olup olmadığını hızlı bir şekilde belirleyebilirsiniz.

• Hızlı bir şekilde cevaplayabileceğiniz bir şeyse, cevabınızı hemen verin.
• Daha sonra yanıtlamadan önce üzerinde çalışacağınız veya araştıracağınız bir konu varsa, belirli bir saat veya tarihe kadar geri bildirim göndereceğinizi onaylayan kısa bir e-posta gönderin.
• Alındığının onaylanması, alıcının e-postasını aldığınızı ve ne zaman geri bildirim bekleyebileceğini bilmesini sağlar.
• İnsanlar e-postalarına hızlı yanıt verilmesini takdir ediyor. Bir müşteri isteğine ilk önce veya hızlı yanıt vererek yeni işler kazanabilirsiniz.
• Yanıtlamayı ihmal etmeyin. Bir e-postayı unutursanız özür dileyin ve mümkün olan en kısa sürede yanıt verin.
• Her zaman net bir e-posta konusu ekleyin ve gönderene ulaştığı için teşekkür ederek başlayın.
• Harici e-postalar için yanıtlarken adınızı, unvanınızı, şirketinizi ve iletişim bilgilerinizi içeren e-posta imzanızı eklemeyi alışkanlık haline getirin.
• Ayrıca e-postada sorulan her şeyi yanıtlamak yerine yalnızca birkaç bölümü yanıtlayın.
• Her zaman bir ek ekleyip eklemediğinizi doğrulayın. Fazladan bir adım atın ve eki açarak doğru olup olmadığını bir kez daha kontrol edin.
• Ayrıca, ‘yanıtla’ satırında kimin e-posta adresinin olduğunu bir kez daha kontrol etmek için bir dakikanızı ayırın. Bazen otomatik yanıtlama yanlış e-posta adresini doldurabilir.
• Gün içinde e-postalara yanıt vereceğiniz belirli saatleri kaldırın,
• Meşru e-postaların oraya ulaşmadığını doğrulamak için spam veya önemsiz klasörünüzü düzenli olarak kontrol edin. Ayrıca “tümünü yanıtla” düğmesini seçmeden önce sağduyulu davranın.
• E-postalara yanıt süresine ilişkin şirketinizin politikasını bilmek iyi bir fikirdir. E-postalara alakalı kısa yanıtlar vermeye çalışın ve e-postalarınızı yeniden okuyun.
• Acil e-postalar için en azından bir gün içinde e-postalara yanıt verin.

2. TELEFON ÇAĞRILARINA HIZLI YANIT VERMEK

Bir telefon görüşmesine iyi yanıt vermenin bir takım kritik yönleri vardır. Bunları aşağıda ki başlıklar altında toplayabiliriz.

• Telefon çaldığında ne kadar çabuk cevap vereceğinizi,
• Ses tonunuz,
• Kendinizi nasıl tanıttığınız,
• Arayan kişiye ismiyle az miktarda hitabınız,
• Empati kurmak
• İsimler, numaralar ve adresler gibi kritik bilgilerin tekrarlanması.
• Arayanlar için en zorlu kısım, bir kişiden diğerine aktarılmalarıdır. Arayan kişiye, onları belirli bir kişiye aktardığınızı bildirerek bu süreci iyi yönetin ve neden aktardığınızı açıklayın; örneğin bu kişinin, kendisine daha fazla yardımcı olabilecek bir uzman olduğunu söyleyebilirsiniz.
• Telefon sisteminin işlemlerinde ustalaşın ve çeşitli işlevlerini sorunsuz bir şekilde kullanın. Ayrıca şirketteki farklı kişilerin rollerini bilmek ve yakınınızda bir dahili telefon rehberi bulundurmak da faydalıdır.
• Meslektaşlarınızdan, patronlarınızdan veya müşterilerden gelen aramalara yanıt verirken net ve neşeli bir ses tonuyla konuşun. Web sitelerine bağlantılar gibi yardım ve kaynaklar sunmaya hazır olun.
• Bir telefon görüşmesi sırasında önemli noktaları aklınızın bir köşesine not edebilirsiniz veya bunları yazabilirsiniz.
• Bir şeyi doğrularken veya hızlı bir araştırma yaparken birini beklemede tuttuysanız, zaman zaman hâlâ hatta olduğunuzu ve istekleri üzerinde çalıştığınıza dair ona güvence verin.
• Birine onu geri arayacağınızı söylerseniz, bunu yapmaya özen gösterin.

3. TALEP VE ŞİKAYETLERİN HIZLI BİR ŞEKİLDE ELE ALINMASI

Talep ve şikayetler; Çalıştığınız Resmi Kuruluştan, Amirlerinizden, Müşterilerinizden, Satıcılarınızdan, Tedarikçiler, Size bağlı olan çalışanlarınızdan, vb. gibi birçok iç ve dış kaynaktan gelebilir.

Talep ve şikayetlerin zamanında ele alınması, iç ve dış müşteri memnuniyeti için hayati önem taşımaktadır.

İsteğin ne olduğunu, neye ihtiyaç duyulduğunu ve ne zaman gerektiğini anlayarak başlayın. Daha sonra talebin nasıl ele alınacağını ve talebe uymak için varsa hangi kaynaklara ihtiyaç duyulduğunu değerlendirin.

İstekleri doğru bir şekilde ele almanın anahtarlarını aşağıda ki başlıklarda bulabilirsiniz.  

• Talebi Karşılamaya Hazır Olmak,
• Talimatları İyi Takip Etmek,
• Ne Zaman Başvuracağını Bilmek,
• Geri Bildirimi Kişiselleştirmek,
• Net, İyi Düşünülmüş Cevaplar Sunmak
• Yararlı Olabilecek Ek İpuçları Sağlamak.

Öte yandan şikayetler işin her zaman içinde olan bir yönüdür. Dikkat edilmesi gereken en önemli şeylerden biri, ister e-posta, ister telefon veya posta yoluyla olsun, şikayetlere yanıt verirken ses tonunun kullanılmasıdır.

Müşteri şikayetlerine yanıt vermek sadakati doğurur.

Şikayetleri ele alırken akılda tutulması gereken bazı ipuçları şunlardır:

1. Herkese Her Zaman Saygıyla Yaklaşmak,
2. Kuralların Çiğnenemeyeceği Durumlarda Kararlı Ama Arkadaş Canlısı Olmak,
3. Fazla Söz Vermemek,
4. Samimi ve Kibar Olmak,
5. Sabırlı ve Kontrollü Olmak,
6. İyi Dinlemek,
7. Anlayışlı veya Anlayışlı Olmak,
8. Olumlu Bir Bakış Açısına Sahip Olmak ve
9. Bunu Kişisel Olarak Almamak.

Ayrıca, Şikayetlere yanıt verirken diğer ipuçları şunlarına şunları ekleyebiliriz.

• Bir Şeyler Ters Gittiğinde Sahiplenmek ve Özür Dilemek,
• Net Talimatlar Vermek,
• Kontrol Etmek,
• Yüksek Kalitede Müşteri Hizmetleri Sunmak
• Müzakere ve İkna Etmek.

4. YAPILACAKLAR LİSTESİNE SAHİP OLMAK

Her gün odaklanmak istediğiniz şeyler için yapılacaklar listesi yazma alışkanlığı edinin. Bu uygulama, iş gününüzü planlamak için etkili bir sistemdir.

Yapılacaklar listesi yazmanın ideal zamanı, iş gününün sonunda, yaptıklarınızı ve yapmayı planladıklarınızı gözden geçirdiğiniz zamandır.

Ayrıca tabağınıza eklenen yeni görevleri de değerlendirin. Daha sonra ertesi gün için taslak bir yapılacaklar listesi geliştirin.

Ertesi gün için önceliklerinizin ne olduğunu bilerek işten ayrılırsınız ve sabah geldiğinizde sadece görevlerinizi gözden geçirip çalışmaya başlarsınız.

Yapılacaklar listesine sahip olmanın en iyi yanı, bir öğeyi tamamladıktan sonra işaretlemektir.

Yapılacaklar listesi, üzerinde çalışmanız gereken konu hakkında size genel bir bakış sunar.

Doğru yolda kalmanıza yardımcı olur ve üzerinde çalışmanız gereken bir şeyi yapmayı unutma riskini azaltır.

5. GÖREVLERİN ÖNCELİKLENDİRİLMESİ

Önceliklendirme, yapmanız gereken tüm görevlerin bir listesini yazarak ve ardından bunları önem sırasına göre sıralayarak başlar.

• Öğeleri acil ve acil olmayan olarak işaretleyin ve hemen en acil öğeler üzerinde ilk önce çalışın.
• Gününüzün nasıl geçeceğine dair bir fikir sahibi olmak ve elinizdeki görevleri tamamlarken odaklanmayı sürdürmek için görevleri tamamlamanın ne kadar zaman alacağını tahmin edin.
• Beklenmedik durumlar, sürprizler ve son dakika istekleriyle başa çıkabilmek için kendinize bir zaman verin.
• Temel önceliklerinizi Yöneticiniz veya ekibinizle paylaşın, böylece sizi ne zaman destekleyeceklerini veya çalışma alanı vermekten kaçınacaklarını bilsinler.
• Öncelikleri planlamak ve yönetmek için son tarihleri ​​kullanın.
• Büyük projeleri küçük görevlere ayırın ve her görev için mini son tarihler atayın.

6. VERİMLİLİK YÖNTEMLERİNİZİ GELİŞTİRMEK

İşyerinde daha proaktif olmak için işinizi daha hızlı ve daha verimli yapmanıza yardımcı olabilecek basit yöntemler geliştirin.

Benimsenecek basit verimlilik yöntemleri şunları içerir:

• Sizin Yokluğunuz Sırasında Başkalarının Yapması Gereken Ana Görevlerinizi ve Operasyonlarınızı Belgelemek;
• Şirketinizin Politikalarını ve Prosedürlerini Bilmek;
• Tekrarları , Zaman ve Kaynak İsrafını Önlemek İçin Diğer Birimlerin Ne Üzerinde Çalıştığını Bilmek Ve Başkalarıyla İşbirliği Yapmak.

Diğer yöntemler şunları içerir:

• Kritik Prosedürler ve Operasyonlar İçin Akış Şemalarının Geliştirilmesi;
• Projeleri Takip Etmek İçin Çalışma Planları ve İş Akış Şemaları Geliştirmek;
• Standart İşletim Prosedürlerinin Hazırlanması;
• Kılavuzlar, Yönergeler ,  El Kitapları Yazmak ve Sık Sorulan Sorular İçin SSS Oluşturmak.
• Nasıl Yapılır Videoları ve Açıklayıcı Videolar Geliştirmek;
• Başkalarının Süreçleri Anlamasını , Görsel Olarak Daha Hızlı Hale Getirmek İçin Adım Adım Ekran Görüntüsü Açıklamaları Hazırlamak  
• Belgeleri Taranabilir veya Gözden Geçirilebilir Hale Getirmek İçin Dizinler, Yönetici Özetleri ve İçindekiler Tablosu Geliştirmek.
• Düzgün dosyalanmış ve iyi etiketlenmiş belgeler hazırlamak;
• Yapılan iş için inceleme veya kalite kontrolünü yapmak;
•  Düzenli durum güncelleme toplantıları planlamak ve satış çağrıları gibi tekrarlanabilir süreçler için standartlaştırılmış komut dosyalarına sahip olmak.

Bütün bu işlemlerin yanında;

• Müşterilere yardımcı olmak ve onlara çevrimiçi sohbet oturumunun bir metnini sağlamak için etkinlik yönetimi ve web sitelerindeki çevrimiçi sohbetler gibi müşteri dostu sistemlerin kullanılması gibi yoğun emek faaliyetlerin dış kaynaklardan sağlanması.
• Ek verimlilik yöntemleri arasında, uygun şekilde değişiklik yapmak için mevcut süreçlerin düzenli olarak gözden geçirilmesi ve neyin işe yarayıp neyin yaramadığının belirlenmesi;
• Farklı personelin nerede bulunduğunu gösteren ofis yerleşim planının bir haritasının tasarlanması;
• Yeni personel ve stajyerler için iyi bir eğitim sağlamak , iyi bir duruş ve rahat oturmayı sürdürmek.
• Belgelerin kolayca alınmasını sağlamak için düzenli bir çalışma alanı, masa, e-posta, bilgisayar klasörleri ve basılı kopya dosyalarının korunması.

Yine bütün bunlara ilaveten; Düzenli bir çalışma alanına sahip olmak ve her şeyin nerede olduğunu bilmek özgürleştirir ve üretkenliğinizi ve tepki verme yeteneğinizi artırmanıza yardımcı olur. Bunun için Masanızı düzenli olarak düzenlemek için çaba gösterin.

7. TAKVİMİNİZİ YÖNETME

Eğer Takviminizi kontrol altında tutmaz, ona dikkat etmezseniz, takviminiz kontrolden çıkabilir ve sizin basit bir daire içinde dönmenize neden olabilir.

• Eğer bu duruma düşmek istemiyorsanız, takviminizi bilinçli bir planlama aracı olarak kullanmalısınız
• Tüm toplantılarınızı ve randevularınızı tek bir takvimde toplayıp her gün ona bakmak iyi bir fikirdir.
• Eğer lüksünüz varsa, tamamen projelere odaklanmayı planladığınızda çalışma bloklarını rezerve ederek başlayabilirsiniz.
• Gün içinde e-postalara bakacağınız ve basit yanıtlar veya ayrıntılı yanıtlar olsun , geri bildirimde bulunacağınız zamanları planlayın.
• Tekrarlanan toplantılar için rezervasyon yapın ve takviminizde başkalarının sizinle toplantı rezervasyonu yapabileceği açık alanlar bırakın.
• Özellikle uluslararası toplantılar planlandığında, toplantı zamanlarını etkileyebilecek saat dilimi faktörlerini dikkate alın; zaman farklılıkları önemli olabilir.

Tükenmişlik ve yorgunluk tepki verme yeteneğinizi etkilediği için takviminizde izin ve tatil zamanları planlayın. İyi dinlenmiş ve uyanık olmak tepki sürenizi iyileştirmenize yardımcı olacaktır.

8. TAAHHÜTLERİNİZİ YERİNE GETİRMEK

Bağlılık, Türk dil kurumunda, “yerine getirmek zorunda olduğumuz bir yükümlülüğü” ifade etmektedir. Ayrıca, bağlılık; “gelecekte bir şeyler yapma konusunda yapılan bir anlaşma veya taahhüt” olarak da tanımlanmaktadır.

• Verdiğiniz sözleri tutmak güvenilirliğinizi güçlendirir.
• Taahhütlerin kaçırılmasının bir nedeni de unutulmuş olmalarıdır.
• Başkalarına söz verdiğiniz büyük taahhütleri not etmeye özen gösterin. Taahhüt özellikle neydi? Ne zaman?
• Yeni taahhütlere girme kapasitenizi değerlendirin.
• Ne kadar süreceğini tahmin edin, taahhüdü yerine getirmek için gereken adımları belirleyin ve taahhütlerin ne olduğunu kendinize hatırlatın.
• Taahhütlerinizi günlük rutininize uygulayın.
• Taahhütlerinizi takviminize ekleyin ve taahhütlerinizi yerine getirmeye çalışırken ilerlemenizi izleyin.
• Beklenen aksaklıklar veya gecikmeler hakkında önceden bilgi verin.

9. SORUNLARI ÖNGÖRMEK VE SORUN ÇÖZMEK

Sorunları tahmin etmenin yolları arasında, alt akıntıları bulmak için araştırmalar yapmak, geçmişte sorunlu olan tekrar eden veya döngüsel olayları analiz etmek ve bozulmaya yatkın alanlara bunu yapmadan önce yakınlaştırmak yer alır.

Ek yöntemler ise yapılması gerekenin ilerisinde olmak, projeyi zihninizde canlandırmak ve başkalarına geçmişte benzer sorunları nasıl çözdüklerini sormaktır.

Sorunları tahmin etmenin diğer yolları arasında şirketinizle ilgili çevrimiçi incelemeleri okumak yer alır; şikayetler nelerdir ve nasıl ele alınabilir?

• İleriyi düşünün ve sorunları ortaya çıkmadan önce mümkün olan en geniş ölçüde ele alın.
• İşin kişisel tarafında, kaçındığınız veya ertelediğiniz görevler veya öğeler olup olmadığını görmek için yapılacaklar listenizi düzenli olarak gözden geçirin.
• Sorunlara çözüm bulma konusunda proaktif olun. Sorunları giderin ve ne zaman başladıklarını belirleyin, teşhis edin ve altta yatan nedeni hızla bulun.
• Çözümler geliştirin, planları yedekleyin ve karar verirken rahat olun.
• Sorunların yeniden ortaya çıkmasını önlemeye yönelik adımlar veya yeniden ortaya çıktıklarında sorunların çözümüne yönelik adımlar geliştirin.

Genellikle kaçınılan bir görev, son teslim tarihi yaklaştığında ve iş henüz tamamlanmadığında veya hatta başlamadığında sorunlu olma potansiyeline sahiptir. Bunların ileride sorun yaratma potansiyeli vardır.

Son dakikada bir şeyler yapmayı beklemek, kendi kendini yenilgiye uğratan, kökleşmiş bir davranış haline gelebilir.

10. NASIL ÇALIŞTIĞINIZA DAİR BİR RUTİNE SAHİP OLMAK

İş gününüz için standart bir rutine sahip olmak faydalıdır. Verimliliğinizi artırmanıza yardımcı olur. Bir rutine sahip olarak, her gün tekrarlayabileceğiniz ve geliştirebileceğiniz tanıdık bir yol çizmiş olacaksınız, aynı zamanda sizi yoldan çıkarabilecek tipik türbülansın ve bunun için hangi düzeltici eyleme geçmeniz gerektiğinin farkında olacaksınız. Rotanıza geri dönün.

Görevleri yapmak için bir rutin geliştirin ve ardından rutininizi ve performansınızı geliştirmeye devam edin.

Bir iş günü için örnek bir rutin aşağıdaki gibi olabilir:

1. Sabahları çalışma alanınızı düzenleyin.
2. Yapılacaklar listenizi yazın.
3. Görevlerinizi önceliklendirin.
4. Önce zor işleri yapın, sonra kolay işleri yapın.
5. İvme kazanmak için önce kolay görevleri yapın, ardından zor görevleri yapın.
6. Bir görevi tamamlayana kadar istikrarlı bir şekilde yapın.
7. Yapılan öğeleri işaretleyin.
8. E-posta isteklerine, telefon çağrılarına, iş arkadaşlarına, toplantılara vb. yanıt verin.
9. Kısa molalar verin.
10. Öğlen yemeği yemek.
11. Günün sonunda yapılan çalışmaları gözden geçirin.
12. Yeni görevler ekleyin ve bir sonraki günün çalışması için bir plan taslağı çizin.

11. İŞ ARKADAŞLARI VE PARTNERLERİNİZLE İYİ ÇALIŞMAK

Dostça bir tutuma sahip olmak, iş yerindeki ilişkileri güçlendirmede ve insanların size nasıl tepki vereceğini güçlendirmede uzun bir yol kat eder.

• Özellikle sizden yardım istediklerinde ve siz de yardımcı olabilecek konumda olduğunuzda, başkalarını projelerinde destekleyin.
• Şirketi geliştirmek ve müşterileri daha iyi desteklemek için fikir üretmeye yardımcı olmak amacıyla beyin fırtınası toplantılarına katılmaya çalışın.
• İşi zamanında teslim etmesiyle ve hatta işi beklenenden daha erken teslim etmesiyle bilinin. Baskı altında verimli çalışma kapasitesini geliştirin.
• Esnek ve açık fikirli olun. Başkalarının görüşlerini, önerilerini ve bakış açılarını dinleyin.
• Tutarlı olmaya çalışın ve özellikle sürprizlerle uğraşırken kendi ayakları üzerinde durabilme kapasitesini geliştirin.
• İşbirlikçi davranarak, iyi bir örnek oluşturarak ve övgüyü başkalarıyla paylaşarak meslektaşlarınızla iyi geçinin.
• Merhametli, kibar ve nazik olun. Enerjiniz ve coşkunuz olsun. İnsanlar coşkunuza karşılık verecektir.
• Yaptığınız şey konusunda tutkulu olun. Her zaman elinizden gelenin en iyisini yapın ve iyi bir iş çıkarmanın gururunu yaşayın.
• Ayrıca kazanma zihniyetine sahip olun ve olasılıkları düşünün.
• Şirket etkinlikleri sırasında iş arkadaşlarınızla sosyalleşmek için zaman ayırın ve mizah anlayışına sahip olun.
• Her zaman düzenli ve şık görünün. Rütbesi veya unvanı ne olursa olsun herkese saygılı davranın.
• Başkalarını işleri iyi yaptıkları için kasıtlı ve içtenlikle övmek için zaman ayırın.

12. TAKİP

Takip etme sanatı proaktif bir kişinin cephaneliğinin bir parçasıdır. Takip etmek ve ısrarcı olmak kişinin kariyerinde başarının bileşenleridir. Özellikle herhangi bir yanıt alamadığınızda sürekli takip etmek irade gücü gerektirir.

• Toplantı veya davet planlama, toplantı sonrası, etkinlik sonrası, iş başvuruları gibi durumlarda ve genellikle birine önemli bir e-posta gönderdiğinizde ve o kişi yanıt vermediğinde takip gereklidir.
• Önemli son tarihler, etkinlikler veya toplantılar öncesinde hatırlatıcı gönderirken de takip edebilirsiniz.
• Ayrıca müşterilerinize teşekkür ederken ve ayrıca abonelik yenilemeleri için hatırlatıcılar gönderirken.

Takip ederken e-postanızı kişiselleştirin ve daha önce gönderdiğiniz herhangi bir e-postaya veya iletişime bakın.

• Takip, e-posta, telefon, kısa mesaj, toplu posta, toplantılar veya sosyal medya gibi farklı yollar aracılığıyla yapılabilir.
• Ekstra çaba göstermenin bir yolu, bir projeyi teslim ettikten birkaç hafta veya ay sonra, işlerin nasıl gittiğini görmek için müşterileri kontrol etmektir. Müşteriyi veya müşteriyi hoş bir şekilde şaşırtmak için verilir.

13. KENDİNİZİ AŞIRI TAAHHÜT ETMEMEK

Kendinizi aşırı öne çıkarmak, müşteriye aşırı taahhütte bulunmak, topu ayağınızdan kaçırmak için bir reçetedir. Aşırı bağlılık kişinin proaktif olma yeteneğini etkiler.

Vermiş olduğunuz taahhütler dışında, Ek iş taahhüdü alıp alamayacağınızı değerlendirebilmeniz için her zaman mevcut taahhütlerinizin ne olduğuna dair iyi bir fikre sahip olmanız gerekir.

Eğer bir taahhüdü yerine getiremiyorsanız, hayır demek ve tabağınızın şu anda dolu olduğuna dair kibar bir açıklama yapmak en iyisidir.

Ayrıca daha sonraki son tarihler, revize edilen veya azaltılan iş kapsamı üzerinde anlaşmaya varmak için müzakere görüşmeleri yapabilirsiniz.

14. DEĞİŞİME UYUM SAĞLAMAK

Dünyamızda olduğu gibi ülkemiz iş dünyasında da sürekli değişimler yaşanmaktadır. Buradan hareketle bu hızlı değişim karşısında, değişime kolayca uyum sağlama yeteneği kişinin proaktif olma kapasitesini etkiler.

Değişimle karşı karşıya kaldığınızda, değişimin nedenini, değişimin etkisini ve ileriye doğru sorunsuz bir şekilde nasıl uyum sağlamanız gerektiğini analiz etmek ve anlamak için zaman ayırmalısınız.

Eğer değişimi başlatan sizseniz, değişimi başkalarına iyi bir şekilde iletmeniz çok önemlidir. İdeal olarak onları değişimin her adımına dahil edin ve insanların değişimin neden getirildiğini ve potansiyel faydalarını anlamalarını sağlayın.

15. OTOMATİK YANITLAYICILARI KULLANMA

Verimliliğinizi artırmak için kullanabileceğiniz otomatik yanıtlayıcılar, ofis dışında e-posta bildirimlerini ve sesli posta karşılamalarını ve bildirimlerini içerir. Bu nedenle, Teknolojik gelişmelerden istifade ederek, Otomatik yanıtlayıcıları uygun şekilde kullanımınıza alıp proaktif olun.

Toplantı, eğitim, tatil vb. nedenlerle ofisten uzakta olduğunuzda, ofis dışı e-postanızı etkinleştirmeniz iyi bir uygulama olacaktır.

Yapacağınız bu ofis dışı e-posta etkinleştirme, müsait olmadığınız tarihleri, ne zaman müsait olacağınızı, yokluğunuzda kiminle iletişime geçileceğini ve bunların iletişim bilgilerini belirten kısa bir mesaj içermeli veya alternatif olarak e-postalar ne zaman okumayı yapacağınızı belirtmelidir.

Ayrıca; Otomatik yanıtlayıcıyı belirli bir başlangıç ​​ve bitiş tarih ve saatini belirtecek şekilde ayarlayın. Ofise geri döndüğünüzde, otomatik yanıtlayıcınızın e-posta göndermediğinden emin olmak için bir kez daha kontrol edin, bu durum dağınık görünmenize neden olabilir. Benzer şekilde ofis dışından sesli posta, ofis dışından e-posta bildirimleriyle aynı işlevi görebilir. Ofise döndüğünüzde bunu devre dışı bırakmayı unutmayın.

Ek olarak standart bir sesli posta selamlaması ayarlayın. Sesli mesaj selamlamanızın tonu dostane olmalıdır. Adınızı, unvanınızı, şirketinizi, departmanınızı belirtin ve arayanların adlarını, iletişim bilgilerini ve mümkün olan en kısa sürede onlara geri döneceğinizi belirten bir mesaj bırakmaları için kısa bir mesaj bırakın.

Ayrıca, arayanlara size ne zaman ulaşabilecekleri veya sizden ne zaman haber alabilecekleri konusunda fikir vermek için normal çalışma saatlerinizin ne olduğunu da belirtebilirsiniz. Sesli mesajınızı düzenli olarak kontrol edin ve sesli mesajınıza mümkün olan en kısa sürede yanıt verin.

16. ZAMANINDA GÜNCELLEMELER SAĞLAMAK

Bir proje üzerinde çalışırken yöneticinizi, ekibinizi, müşteriniz, tedarikçilerinizi ve diğer ilgili paydaşlarınızı düzenli aralıklarla ve ayrıca faaliyet tamamlandıktan sonra ilerleme konusunda bilgilendirin.

• Projeyi zamanında tamamlayın.
• Daha önce öngörüldüğü gibi güncellemeleri sağlayamıyorsanız, patronunuza önceden haber verin.
• Ayrıca patronunuzun hatalarınızı veya olası aksaklıkları ilk önce sizden duymasına izin verin.

17. GERİ BİLDİRİME GÖRE HAREKET ETMEK

Geri bildirim almak önemlidir çünkü performansınızı ölçer. Bunun için;

• Öğrenmeye istekli olduğunuzu ve hatalı olduğunuzda düzeltilmeyi arzu ettiğinizi gösterin. Meslektaşlarınızdan, amirlerinizden ve müşterilerden geri bildirim isteyin.

Geri bildirim, performans değerlendirmeleri, öneriler, şikayetler, fikirleri dinlemek ve iyi sorular sormak gibi birden fazla kaynaktan gelebilir.

Geri bildirim aldıktan sonraki adım, bunun üzerinde düşünmek ve onu kullanmaktır.

• Neyi iyi yapıyorsunuz?
• Ne yapmaya devam etmelisiniz?
• Hangi alanları ve becerileri geliştirmelisiniz?
• Hangi davranışları veya eylemleri yapmayı bırakmalısınız?
• Hangi yeni şeyleri yapmaya başlamalısınız?

En İyi geri bildirim zamanında, uygulanabilir ve spesifiktir. Sizi daha iyi, daha verimli ve proaktif kılmayı amaçlayan yapıcı geri bildirimleri de memnuniyetle karşılamalısınız.

Size geri bildirimde bulunmak için zaman ayıran kişilere teşekkür etmeyi unutmayın. Geri bildirim almak ne kadar önemliyse, başkalarına geri bildirim vermek de aynı derecede önemlidir.

Başkalarına spesifik ve saygılı bir şekilde geri bildirimde bulunun. Başkalarının davranışlarını iyileştirmelerine ve işte başarılı olmalarına yardımcı olmak için hangi bilgileri ve önerileri paylaşabileceğinizi düşünün.

Geri bildirimin bir diğer şekli, çalışanların işlerinin sonuçlarını, yani yaptıkları işten kimin yararlandığını ve nasıl yararlandıklarını bilmelerini veya görmelerini sağlamaktır.

18. ZAMANI YÖNETMEK VE SON TESLİM TARİHLERİNİ KARŞILAMAK

Zaman yenilenemeyen bir kaynak olduğundan, mevcut zamanı en üst düzeye çıkarmak için iyi yöntemler kullanmalıyız. Zaman sınırlıdır. Zaman yönetimi, mümkün olan en kısa sürede en verimli ve verimli işi yapmayı gerektirir.

Vurgu, verimlilik üzerinedir ve görevden göreve atlamamak ya da hiç bitmeyen meşguliyet değildir.

• Zaman yönetiminin temeli ne yapmak istediğinizi, neden yapmanız gerektiğini bilmek, nasıl yapacağınızı planlamak ve bunu en iyi şekilde yapmaktır.
• Zaman yönetiminin geniş formülü, yapılacak günlük görevlerin haritasını çıkarmak, her güne en önemli görevleri yaparak başlamak, bir görev üzerinde ne kadar süre çalışılacağına ilişkin bir zaman çerçevesine sahip olmak ve onu tamamladıktan sonra gözden geçirmektir.

Diğer taraftan, Son teslim tarihleri ​​de önemlidir.

Son teslim tarihlerini yazarak, projeleri küçük görevlere bölerek, hatırlatıcılar ayarlayarak, odaklanmış kalarak, dikkat dağıtıcı şeyleri ortadan kaldırarak, ilerlemeyi izleyerek ve mümkün olan her yerde görevleri son teslim tarihinden önce tamamlayarak son teslim tarihlerinden haberdar olunuz.

19. İLERİYİ PLANLAMAK

İleriye yönelik planlama, neyi başarmak istediğinizi bilmenizi ve ardından faaliyetlerinizi mevcut zamana göre sistematik veya sıralı bir şekilde yapılandırmayı gerektirir. Planlamanın bir kısmı gün içindeki en verimli dönemlerinizi bilmeyi içerir Bu nedenle;

• Neyi başarmak istediğinizi planlayın ve ardından harekete geçin.
• Etkinliğin sonunda başlangıçtaki hedeflerinize göre ne yaptığınızı inceleyin.
• Şirketinizin büyük resmini ve çalışmanızın genel kurumsal vizyonu nasıl desteklediğini anlayın. Hareketli parçaların nasıl bağlandığını bilin.
• Başkalarının ne üzerinde çalıştığını ve nasıl destek olabileceğinizi öğrenin.
• Günün başında iyi bir ritim yakalayın.

Gerçekten enerjik, odaklanmış olduğunuz, motorlarınızın çalıştığı, en yaratıcı ve verimli işlerinizi yapmaya çabaladığınız dönemler o zamanları içerir.

20. İŞ SÜREÇLERİNİN İYİLEŞTİRİLMESİ

Her zaman işinizi yapmanın daha iyi bir yolunu arayın.

• Düzenli olarak iş süreçlerinizi yineleyin,
• İyileştirin, azaltın, değiştirin,
• Yeniden tasarlayın ve yeniden kalibre edin.

İş süreçlerini iyileştirmenin bazı kolay adımları bulunmaktadır. Bunlar;

• Çıktının Kalitesinden Ödün Vermeden Günlük Projeleri Gerçekleştirmek İçin Gereken Adımları Azaltmak,
• Belirli Görevleri Başkalarına Devretmek,
• Görevleri Otomatikleştirmek,
• Kontrol Listelerini Kullanmak,
• Standart İşletim Prosedürleri Geliştirmek ve
• Günlük Kullanım İçin Formlar ve Şablonlar Tasarlamak.
• Kılavuzlar, Şablonlar Hazırlamak,
• Sık Sorulan Sorulara Yanıtlar Vermek,
• Hatırlatıcılar Oluşturmak,
• Arka Arkaya Toplantılar Planlamaktan Kaçınmak ve Kısa Toplantılar Planlamak
• Toplantı Gündemleri Hazırlamak Ve Gündemi Takip Etmek,
• Gelen Kutunuzu Kontrol Etmek İçin E-Posta Listelerinden Çıkmak,
• Gün Boyu E-Posta Üzerinde Sürekli Çalışmak Yerine E-Postaları Gün İçinde Belirli Aralıklarla Kontrol Etmek ve Tekrar Tekrar Yanıtladığınız Sorulara Standart E-Posta Yanıtları Oluşturmak.

21. İŞE AKTİF OLARAK KATILMAK

İşe aktif olarak katılmanın yolları arasında toplantılara katkıda bulunmak ve konuşmak, önerilerinizi, görüşlerinizi veya tavsiyelerinizi vermek, beyin fırtınası oturumlarına katılmak, gönüllü olmak, ekibe yardım etmek ve ekstra çaba harcamak yer alır.

Diğer yollar arasında başkalarına öğretmek, inisiyatif sahibi olmak, dış faaliyet ve etkinliklere katılmak, müşteri anketleri yürütmek ve incelemek, müşteri geri bildirimlerini ve şikayetlerini dinlemek, ardından eğilimleri belirlemek ve müşterileri kendi tesislerinde ziyaret etmek yer alır.

22. HATALARDAN DERS ÇIKARMAK

Elimizden gelenin en iyisini yapmaya ve son derece proaktif olmaya yönelik en iyi niyetimize rağmen, kaçınılmaz olarak hatalar meydana gelir.

Bu durumlarda ne yapmalısınız?

• Birinin topu ayağından kaçırdığı durumlar arasında son teslim tarihini kaçırmak,
• Önemli bir görevi yapmayı unutmak,
• Büyük bir hata yapmak,
• Önemli bir toplantıya geç kalmak veya toplantıyı tamamen unutmak veya bir telefon görüşmesi sırasında yanıt alamamak yer alır.

İşinizde geride kaldığınızda kullanabileceğiniz seçenekler:

• Uzaktan Çalışmak,
• Daha Erken Çalışmak,
• Geç Saatlere Kadar Kalmak,
• Yardım İstemek,
• Son Teslim Tarihlerini Yeniden Görüşmek,
• Rahatsız Etmeyin İşareti Asmak,
• Meslektaşlarınızla İş birliği Yapmak,
• Hafta Sonları Çalışmak,
• Yeni Görevlere Geçici Olarak Hayır Demek ve Sıkıştırmak

Kendinizi daha hızlı çalışmaya zorlayarak zaman kazanın. Kaçındığınız veya ertelediğiniz görevleri yerine getirmeye kendinizi zorlayarak ertelemeyle savaşın. Ayrıca görevleri tamamlamak için gereken süreyi tahmin etme konusunda daha iyi olun. Bir hata yaptığınızda sorumluluğu üstlenin. Yeniliğin öğrencisi olun, tüm stratejiler işe yaramayacaktır ancak yenilik yapmaya ve gelişmeye devam edin.

23. BECERİLERİNİZİ GELİŞTİRİN

Zevk almadığınız ancak yine de yapmak zorunda olduğunuz görevlerde olası hatalara karşı dikkatli olun. Daha fazla enerjiye odaklanın ve bu alanlara dikkat edin

• Güçlü ve zayıf yönleriniz nelerdir?
• Ne yapmakta başarılısınız?
• En çok hangi görevleri yapmaktan keyif alıyorsunuz?
• Hangilerinden en az keyif alıyorsunuz.

İşinizde veya kariyerinizde başarılı olmak ve ilerlemek için;

• Gerekli Beceriler Konusunda Güncel Kalmayı Hedefleyin.
• Sektörünüzdeki Trendleri Gözlemleyin.
• Makaleleri, Haber Raporlarını ve Sektör Yayınlarını Okuyun.

Ayrıca;

• “Nasıl Yapılır” Videolarını İzlemek,
• Ücretsiz Çevrimiçi Kurslar,
• Ücretli Kurslar,
• Araştırma Yapmak,
• Sektörünüzdeki Trend Belirleyicileri Sosyal Medyada Takip Etmek,

Diğer rakip firmalardan öğrenmek ve sürekli eğitime yatırım yapmak gibi yollarla teknolojinizi ve diğer becerilerinizi geliştirin.

24. İYİ İLETİŞİM KURMAK

Dikkatle dinlemeye zaman ayırmak ve iyi notlar almak, başkalarına nasıl tepki vereceğinize yardımcı olur.

• Daha derin bir anlayış kazanmak veya talimatları ve varsayımları netleştirmek için iyi sorular sorun.
• Yazarken basit ve anlaşılması kolay cümleler kullanın. Jargonlardan kaçının.
• Duruma göre iletişim için doğru aracı seçin: (e-posta, telefon görüşmesi, yüz yüze, faks, toplu posta, sohbet, metin, video, sosyal medya vb.)

Kritik bir telefon görüşmesine dahil olduğunuzda, telefon görüşmesinin bir özetini yazmak ve bunu, tartışılanlar için referans notları olarak ilgili taraflarla paylaşmak iyi bir uygulamadır.

Benzer şekilde toplantılar sırasında, kilit noktaları not etmek ve toplantı notlarınızı katılımcılarla dağıtmak, hepinizin aynı fikirde olmasını sağlamak açısından yararlı olacaktır.

Zaman zaman ortaya çıkan zorlu bir senaryo, bitmek bilmeyen karşılıklı e-postalardan bir sorunu telefon görüşmesi veya yüz yüze toplantı yoluyla çözmeye ne zaman geçileceğini bilme yeteneğidir.

Hangi noktada telefonu alıp daha fazla tartışmanız gerektiğini bilmek işe yarar.

25. İŞ YERİNDEKİ KESİNTİLERLE BAŞ ETMEK

Kesintiler iş süreçlerinin kaçınılmaz parçalarıdır. Tipik bir haftayı düşünün, işte ne tür kesintilerle karşılaşıyorsunuz?

• Bu, bir dizi e-posta, telefon görüşmesi, sizinle sohbet eden meslektaşlarınız veya acil bir son tarih veya proje olabilir.
• Ayrıca e-posta veya kısa mesaj bildirimleri, cep telefonu, internette veya sosyal medyada gezinmek ve e-postayı sürekli kontrol etmek gibi dikkat dağıtıcı unsurlar da olabilir.
• Meşgul olduğunuzda kesintilere nasıl tepki verdiğinizin iş çıktınız üzerinde etkisi vardır. Etki duruma göre olumsuz ya da olumlu olabilir.

Örneğin, ortaya çıkan sorun, dikkatinizi veya yardımınızı gerektiren ani bir son teslim tarihiyse, hızlı yanıtınız çok önemlidir.

Bir iş arkadaşınızın sizin görüşlerinize ihtiyacı varsa ona zamanınızın kısıtlı olduğunu bildirebilirsiniz ancak birkaç dakikanızı onu dinleyip sorununu çözmek için ayırabilirsiniz.

Daha kapsamlı bir cevaba ihtiyaç duyarlarsa, size bir e-posta göndermelerini talep edebilir veya daha sonra bir toplantı yapabilirsiniz.

Eğer meslektaşlarınız sırf sohbet etmek için masanızın önünden geçiyorsa, bu zamanınızı tüketebilir ve çalışma programınıza geri dönmenize neden olabilir.

Aynı zamanda meslektaşlarınızla iş ilişkilerini geliştirmek ve sizinle konuşmak istediklerinde onları başından savmamak da önemlidir.

İşyeri arkadaşlıkları iş tatminini, morali ve verimliliği artırmada önemlidir.

İki yaklaşımdan birini deneyebilirsiniz;

• Öncelikle meslektaşınıza bir proje üzerinde çalıştığınız için şu anda sohbet edemeyeceğinizi ancak daha sonra masasını ziyaret edeceğinizi bildirin veya
• İkinci olarak daha sonra uygun zamanlarda birlikte bir grup öğle yemeği planlayabilirsiniz.

İbrahim OĞUR

E. Baş İş Müfettişi

İş Hukuku Uzmanı