ŞİRKETLERDE YÖNETİM SORUNLARI VE ÜSTESİNDEN GELMENİN YOLLARI

ŞİRKETLERDE YÖNETİM SORUNLARI VE ÜSTESİNDEN GELMENİN YOLLARI

GİRİŞ:

Bugün tüm dünyada olduğu gibi, ülkemizde de çalışma hayatının büyük bir kesimi içerisinde, Yönetim alanında elde edilecek bir kariyer ile tatmin edici ve kazançlı bir model oluşturulabilmektedir. Buna karşın, böyle bir modelin içerisinde görev almanın da kendi içerisinde zorlukları bulunmaktadır.

Yöneticiler bu zorluklarla nasıl başa çıkacaklarını bilmek ve yönetimi altında bulunan ekip üyelerine daha iyisini yapmaları ve hizmet verdikleri kurumu başarıya ulaştırmaları için  motive etmeleri gerekir.

Çünkü; yöneticiler, okyanusta fırtınalar içerisinde kalan gemisini sağ salim limana yanaştırma zorunluluğu olan bir kaptan gibidir.

Sizce, Türkiye’de kaç kurumun gerçek anlamda bir kriz yönetimi planı var? Yakın tarihli bir örnek olarak: 16 Temmuz sabahı insanlar işe gidip gitmeyeceklerini, ya da acil durumlarda kiminle irtibata geçeceklerini biliyorlar mıydı?

Her şeyin yolunda gittiği zamanlarda şirketleri yönetmek kolaydır. Önemli olan fırtınalı zamanlarda gemiyi sağ salim limana nasıl getireceğinizi bilmektir. Bunu 2008 Krizinde çok yakından yaşamış bir Grup Yöneticisi olarak yakından tatmış birisiyim.

Bu nedenle, bu makalemi, her sektörde ve her bölümde çalışanlara firmalarında üst yönetici olarak görev yapan kişilerin karşılaşabilecekleri sorunları bilmeleri, kendileri böyle bir görev geldiklerinde ne gibi zorluklarla baş etmeleri ve bunların nasıl aşabileceklerini aktarmaya çalışacağım.  Bunları bildikten sonra, Yöneticilerinizin iş ortamında karşılaştıkları çeşitli sorunları anlayarak, yönetim alanında arzu ettiğiniz bir kariyerin size uygun olup olmadığına karar verebilirsiniz.

27 Yıllık Çalışma hayatımda gördüm ki; Firmalar  kolay kurulabiliyor ama başarı kolay elde edilemiyor.

İşte size en yaygın yönetim zorluklarından bazıları ve bunların üstesinden gelmenin yolları:

SORUN 1. AZALAN PERFORMANS SEVİYELERİ

Son derece rekabetçi bir iş ortamında firmalar çalışanlarından ellerinden gelenin en iyisini yapmalarını ve verimlilik hedeflerine ulaşmalarını bekler. Çalışanların daha az üretken ve motive oldukları dönemlerden geçmesi yaygın olsa da, kendilerini tekrar motive hissetmelerine yardımcı olacak yollar vardır. Eğer bu yollar bulunup uygulanmazsa, çalışanların üretkenliklerinde ki düşüş, diğer ekip üyelerinin performansını ve genel proje hedeflerini de mutlaka etkiyecektir.

ÇÖZÜM: Çalışan performanslarını düzenli olarak izleyerek, verimlilik düşüşü ile ilgili yönetim sorunlarını çözebilirsiniz. Bunun için öncelikle açık iş hedefleri belirlemeli, iş süreçleri uygulamalısınız. Diğer taraftan,  her Departmana, Departman Yöneticisi ve çalışanına  belirli görevler vermeli  ve beklenen performansın altında kalmaları durumunda,  yapıcı geri bildirim sağlamalısınız. Bunun için,  İş akışını analiz edebilir, sorunun kaynağına inebilir ve gerekli düzeltmeleri yapabilirsiniz.

Eğer Performans iyileşmezse firmanızda yer olan diğer alanları da etkilememesi için mutlak olarak iş disiplini uygulamanız ve gerekirse, yönetici ve/veya çalışan ekibi yeniden yapılandırmalısınız. Bu yaklaşımla sorunları erken ele alarak, daha sonra daha fazla bir şekilde ortaya çıkacak soruları önleyebilirsiniz.

SORUN 2. NİTELİKLİ KİŞİLERİ İŞE ALMAK

Doğru işe doğru kişinin alımına kararları vermek, bir firmanın uzun vadeli başarısı için çok önemlidir. Yöneticiler, doğru beceri ve deneyimin yanı sıra firma kültürüne uyum sağlayabilecek kişiler arar.

Yönetim ve bütün Departman çalışanları, içlerine hızla yerleşebilen ve işi kavraması için kapsamlı rehberlik gerektirmeyen yeni personeli tercih eder ve ondan yararlanır. Yanlış bir kişiyi, yanlış bir işe alma kararı, tüm çalışanlarınızı moralini olumsuz etkileyebilir. İşe yeni alınan çalışanlar sürekli olarak görevlerini yerine getirmede başarısız olurlarsa bu, diğer çalışanların genel performansını etkiler ve ekip içinde sürtüşmeye neden olabilir.

ÇÖZÜM: İşyerinde, Departman ve Bölüm bazlı iş tanımlarının ayrıntılı olarak yapılması ve işe personel alımında bu iş tanımının, gerektirdiği beceri gereksinimleri içeren bir iş ilanı ile, nitelikli adayların dikkatini çekmek gerekmektedir. Ele alınacak bu kısa listeye giren adayların uygunluğunu, doğru mülakat sorularını sorarak ve örnek bir iş testi tamamlamalarını sağlayarak değerlendirmelisiniz. Bu konuda; DETAM ÖZEL İSTİHDAM BÜROSUNDAN  https://www.detam.com.tr/istihdam-hizmetleri/  Yararlanabilirsiniz.

SORUN 3. ZAYIF İLETİŞİM

Yöneticilerin Firma Departman ve Şubelerini denetlerken karşılaştıkları bir başka zorluk da etkili o Departman ve Şubede istihdam edilen Personel ile iletişimin sağlanamamasıdır. Bu genellikle Şube ve Departmanlarda periyodik olarak denetleme programı yapılamaması, denetimlerin profesyonel ekiplerce yapılamaması, zaman darlığı nedeniyle sıkıştırma programlar yapılması gibi nedenlerle etkin olamamaktadır.

Her firma çalışanın farklı bir kişiliği olduğundan, zaman zaman yanlış iletişim olasılığı ile karşılaşılması mümkündür. İletişimin zamanında kurulamaması, çalışanın yönetici tarafından tanınamamasına yol açacağından İletişim sorunları artacak ve iş ilişkilerini ve üretkenliği etkileyecektir.

ÇÖZÜM: Yönetici olarak her şeyde önce, Sözel, yazılı ve dinleme becerileriniz üzerinde kendinizi eğitmeli ve çalışmalısınız.  Kendinizi eğitmeniz, dinlemeyi bilmeniz, sorunları olan çalışanlarınızın sorunlarıyla size yaklaşmasını kolaylaştıracak, bu yolla da çalışanlarınızın sorunlarını daha iyi kavrayıp çözüm yolları arayacak ve bulacaksınız. Bunun en iyi yollarında birisi çalışanlarla sık sık toplantılar yapmanızdır. Günümüzde teknolojinin gelişmesine bağlı olarak ÇEVİRİMİÇİ yapacağınız toplantılar ile uzak kesimlerde olan kişilere daha rahat ulaşabilecek durumdasınız. Bu size, alacağınız feedbackler (geri dönüşümler) ile  net çalışma standartlarını belirleme ve proje hedeflerinizi  yinelemenize yardımcı olacaktır. Bunun için Kurumunuzda oluşturacağınız bir platform ile, etkili ekip iletişim için bir mesajlaşma platformu da uygulayabilirsiniz. Bu konuda DETAM GRUP, Bünyesinde oluşturmuş olduğu DEBİS ( Detam Bilişim Sistemi ) ile size örnek tasarım sağlanmasında yardımcı olacaktır. https://www.detam.com.tr/anasayfa/ ; https://kycas.com.tr/

SORUN 4. EKİBİN ZAYIF OLMASI

Kurum bünyesinde faaliyet gösteren bir hizmet ekibi arasında uyum eksikliği, çeşitli yönetim sorunlarına neden olabilir. Yönetim ekibinin iletişimi zayıf olabilir veya birlikte iyi çalışma, verimli olma yönünde sorun yaşayabilir. Bazı ekip üyeleri, ekibin geri kalanıyla iş birliği yapmaya daha az, belirli görevlerini tamamlamaya daha fazla odaklanabilir. Bu, bir projenin ilerlemesi üzerinde zararlı bir etkiye sahip olacak ve hatta firmanın müşterileri ile  uzun vadeli ticari çıkarlarını etkileyecektir.

ÇÖZÜM: Ekip çalışmasını yeniden kurmak için yöneticiler yürütülmekte olan projenin amacını yeniden gözden geçirmelidir. Bunun için Periyodik olarak ekip oluşturma egzersizleri düzenlenebilir ve ekip üyelerinin birlikte çalışabilecekleri yolları gösterilmelidir.  Bu tür etkinlikler ekip üyelerinin birbirlerini daha iyi tanımalarını ve ilişkilerini geliştirmelerini sağlayacaktır. Önerimiz; Özellikle, iş sağlığı ve Güvenliği OSGB Firmalarında,  hem iş körlüğünün hem de yeni ve taze bilgiler ile işyerinde zamanla oluşabilecek   durgunluğun  ortadan kaldırılmasını sağlamak için İSG Profesyonellerinin yılda en az bir değiştirilmesidir. https://detammobilsaglik.com/

SORUN 5. ÇALIŞMADA ZORLUK ÇIKARILMASI

Çalışmada zorluk çıkaran, her yapılan iyileştirmeye karşı çıkan çalışanlarla uğraşmak, birçok yöneticinin karşılaştığı sorunların başında gelir. Her yönetici birbiriyle iyi anlaşan ve işini gereksiz sorunlar yaratmadan yapan bir ekibi tercih eder. Ancak, başkalarıyla sosyal ve profesyonel olarak anlaşamayan ekip üyeleri olabilir. Onlarla çalışmak hoş olmayabilir ve olumsuz, çatışmalarla dolu bir ofis ortamı yaratabilirler.

Yönetici bu gibi kişilerin davranışlarını durdurmak için müdahale etmezse, takımın moraline ve üretkenliğine zarar verebilir. Hatta en iyi performans gösterenlerin günlük strese katlanmak yerine firmadan ayrılmalarına bile neden olabilir.

ÇÖZÜM: Bir çatışmayı daha fazla endişe yaratmadan durdurmak önemlidir. Durumu anlamak için kavgalı taraflarla ve diğer ekip üyeleriyle bu konuda samimi bir tartışma yapabilirsiniz. Mümkünse, kişisel veya işle ilgili anlaşmazlıkları arabuluculuk yoluyla çözmeye çalışınız.  Çalışanlara, firmanın saygısız davranışlar veya zorbalıkla ilgili hoşgörüsüzlük politikasını mutlaka hatırlatmalısınız. Onlardan işyerinde profesyonel ve medeni olmalarını beklediğinizi ve direktifinizi dikkate almamaları halinde disiplin cezası veya işten çıkarılmayla karşı karşıya kalabileceklerini açıkça belirtmelisiniz. Bunun için bizim atasözlerimiz yol göstericidir. Şeriatın kestiği parmak acımaz- Bir çürük domates bir kasa domatesi bozar.

SORUN 6. ZAMAN YÖNETİMİ

Yöneticiler, ekibin çalışmalarını programa göre tamamlamasını sağlamaktan sorumludur. Ekibin geride kalması, planlanan diğer programları ve firmanın ticari çıkarlarını etkileyebilir. Bu, ekip içinde stres yaratabilir ve düşük üretkenliğe veya iş kalitesine yol açabilir. Projeyi bitirmek için acele eden çalışanlar, odaklarını kaybedebilir ve hatalar yapabilir, bu da revizyonlara ve daha fazla gecikmeye neden olacaktır.

ÇÖZÜM: Proje başlangıcında detaylı bir iş programı planlanmalı,  görevler için atama yapılmalı ve iş  bitiş tarihlerini belirlemelisiniz.  Aldığınız bir hizmet içi ise, bitim tarih, bir teslimat Son teslim tarihlerini fiili çalışma teslim tarihinden birkaç gün önceye ayarlayarak ekip için işleri kolaylaştırmalısınız. Belirleyeceğiniz bu ekibi işi tamamlanmadan önce, mutlaka kontrol etmesini ve belirlenmiş olan şartname, sözleşme ve yapılmış olan protokole uygun gerekli değişiklikleri yapması için fazladan zaman vermelisiniz. Bu arada, Proje sırasında işin ilerleyişini mutlaka izlemeli ve programa uymaları için çalışanlara, mail, mesaj vb iletişim vasıtaları ile  dostça hatırlatmalar yapmalısınız. Eğer kişi yapmakla görevli olduğu iş ile başa çıkamıyor ise,  işi yeniden iyice tanımlamalı, eğer yine de yapamıyor ise, mutlaka o kişi değiştirmelisiniz.

SORUN 7. PERFORMANS BASKISI

Departman/ Bölüm Yöneticileri, genellikle, daha üst düzey yöneticilere, patronlara veya doğrudan müşterilere rapor vermek durumunda olabilirler. Bu durum ise onlar üzerinde, işlerini iyileştirmek ve daha kısa sürede daha fazlasını yapmak için bir baskı yaratabilir.  Bu durum karşısında yöneticiler Üstlerini tatmin etmeyi ve astlarını takip etmeyi stresli bulabilirler.

Diğer taraftan,  Uzun çalışma saatleri, son teslim tarihlerini karşılama ve yüksek standartları koruma konusundaki sürekli baskı aşırı strese, kaygıya, yorgunluğa ve hatta yüksek tansiyon ve diyabet gibi hastalıklara neden olabilir.

ÇÖZÜM: Üstlenilmiş olan iş ile ilgili tanzim edilmiş Programa bağlı kalmak için, iş programının iyi takvimlendir ilmesi, çok   iyi yapılandırılması, iş günlerinin çok iye belirlenmiş olması şarttır.  Eğer buna karşın yine de, beklenmedik sorunlar ortaya çıkarsa, sakin kalmaya çalışılmalı ve herkesin engellerle karşılaşmasının veya hata yapmasının normal olduğunu kendinize hatırlatın. Uygun bir çözüm bulmaya odaklanın ve üst yönetimi ve müşterileri konu hakkında bilgilendirin. İşin uzatılmasına veya yardıma ihtiyacınız varsa, mümkün olan en kısa sürede onlara bildirin. Daha sonra gerekli düzenlemeleri yapabilirler ve stresli hissetmeyi bırakabilirsiniz.

SORUN 8. ŞÜPHECİLİK

Bazı   çalışanlar diğerlerinden daha fazla iş yaptıklarını hissettiklerinde, yöneticilerinden, bölüm amirlerinden uzaklaştıklarını hissettiklerinde yönetimin şeffaflığını sıklıkla sorgularlar.

İnsanlar planın bir parçası olmadıklarını hissettiklerinde, güven düzeyleri tehlikeye girer.

ÇÖZÜM: Açık iletişim ve dürüst etkileşimler önemlidir.  Dürüst yaklaşım, bir çalışan ile yönetici arasında güven oluşturacağı için, çoğu durumda şüpheciliğin çözülmesine yardımcı olur. Eğer Personelinizi bir görevden alır ve ona yürütmekte olduğu görevi başkasına devretmesini isterseniz.   onu neden bu görevden aldığınızı ve o kişiyi neden onun görevine atadığınızı ve yapmış olduğunuz bu değiştirmenin Firma için belirlenmiş olan genel hedefe nasıl katkıda bulunacağını/bulunduğunu mutlaka  açıklayın.

SORUN 9. YÜKSEK PERFORMANS GÖSTERENLERİ ELDE TUTMAK

Özel becerilere sahip çalışanlar tüm sektörlerde talep görmekte, el üstünde tutulmaktadır.  İşinde yüksek performans gösterenleri elde tutmak için çaba sarf etmek bir yöneticinin işinin en önemli parçasıdır.  Aksi takdirde, onların  daha iyi takdir edildikleri diğer firmalara  geçmeleri muhtemeldir. Personeli elde tutma, yönetimdeki en acil sorunlardan biridir.

ÇÖZÜM: Yüksek performans gösteren çalışanlara hak ettikleri kadar ödeme yapabilir ve ekibe ve şirkete katkılarını ne kadar takdir ettiğinizi onlara bildirebilirsiniz. Ödüller, avantajlar ve diğer avantajlar sunarak onları firmada kalmaya teşvik edebilirsiniz. Firmanın net bir kariyer ilerlemesi yolu olması, çalışanlarına yeni beceriler öğrenmeleri için eğitim programları sunması ve esnek çalışma seçeneklerine sahip olması onların daha yüksek performans göstermelerine ve firmada kalmalarına yardımcı olabilir.

SORUN 10. ÇALIŞANLARI İŞTEN ÇIKARMA ZORUNDA KALMAK

Bir firmanın çeşitli nedenlerle bazı çalışanlarını işten çıkarması gerekebilir. Firma, ekonomik nedenlerle işini küçültüyor ve bu nedenle personel tenkisatında bulunuyor, başka bir yere taşınıyor veya iş modelini değiştiriyor olabilir. Ayrıca bazı çalışanları çalışma standartlarını karşılamadığı veya firma politikalarını ihlal ettiği için işten çıkarmaya karar verebilir.

Yönetici, haberi ilgili çalışanlara iletmekle görevlidir ve bu, iş görevlerinin en zorlu kısımlarından biri olabilir.

ÇÖZÜM: Haberi vermek için çalışanı bire bir görüşmeye çağırabilirsiniz. İnsanları yaklaşmakta olan iş kaybı hakkında bilgilendirmek asla kolay değildir, ancak biraz düşünceli davranarak durumu daha iyi ele alabilirsiniz. Mümkünse, firma içinde başka iş seçenekleri önerebilir veya başka bir iş bulmalarına yardımcı olabilecek bir öneri yazmayı teklif edebilirsiniz.10.01.2023

İbrahim OĞUR

DETAM İş Hukuku Uzmanı